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打造「無紙化」時代 ! 用手機一次完成 PDF 掃描、簽名、傳送  

2016-03-22 09:28:43|  分类: 默认分类 |  标签: |举报 |字号 订阅

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       在最近一年的時間裡,應用程式和網路的延伸功能越來越廣泛,透過 iPhone、iPad 或 Google 應用,我們不僅能用相機來掃描文件、轉存為 PDF 檔、完成電子簽名後傳送給收件人,甚至可以要求他們同樣使用電子簽名回覆,一切都不需利用實體紙張,把列印、人工遞送等程序都簡化,兼具環保和高效兩大優點。

1. 如何利用手機掃描紙本文件、轉存成 PDF 檔

對於已經有 PDF 電子檔的人來說,可以跳過這一步;如果沒有的話,第一個要做的就是利用相機鏡頭、掃描(拍攝)紙本文件,像是適用於 iOS 系統的《InstaPDF》、《ScanBot》,以及支援 Android、iOS 兩系統的《CamScanner》,這幾款都是免費的應用程式,在操作上也相當簡單,無論是契約、收據、上課筆記等,都能透過手機鏡頭輕鬆掃描、轉存成工整的 PDF 檔唷!

Application for PDF_001 Application for PDF_002 Application for PDF_003 Application for PDF_010

2. 如何在手機上進行「數位簽名」

知道怎麼掃描、轉存之後,通常也會希望可以進行編輯、簽名、管理等操作,這時《PDF Expert 5》(僅適用於 iOS,NT$300)、《Adobe Acrobat》和《HelloSign》都可以協助我們;其中需付費的《PDF Expert 5》具備全方位的功能,可用螢光筆標示、寫上註解、妥善分類管理,並可支援電子簽名,強大的應用層面讓它受到眾多使用者的歡迎。而《HelloSign》則是支援 Gmail 的雲端數位簽名,在 Google Chrome 上安裝擴充應用後,未來若是收到有附加檔案的電子郵件,「無需下載檔案」就能進行數位簽名,不用再執行繁複的操作流程。

 

*《PDF Expert 5》數位簽名操作參考:

Application for PDF_004

Application for PDF_005

3. 如何向對方要求數位簽名

在有些情況下,我們會需要對方在文件上簽名,使其具備法律約束力,如果他們也熟悉上述第一和第二項步驟的話,那一切就會簡單得多,藉由《PandaDoc》、《DocuSign》或《HelloSign》等應用程式,我們就能透過簡單的線上服務來索取簽名。雖然前兩款應用在操作的環節中,會需要支付一些費用,但若是擁有許多文件、定期都需要請對方協助簽名,那這類型的程式絕對能大幅減少我們原先需要花費的時間。

 

*運用《HelloSign》向多人請求數位簽名

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4. 如何透過手機將 PDF 檔案分享給其他人

我們幾乎在每款應用中,都能看到分享或傳送的操作鍵,完成掃描、編輯、簽名等需求後,就能在程式中尋找「Share」或「Send」的字樣和圖示,將檔案傳送到社群軟體或特定對象的電子信箱裡,以下可以參考《PDF Expert 5》的圖解步驟。

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