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做事俐落的人靠SOP,做事拖拉的人靠經驗!你是哪種人?  

2016-03-11 14:19:17|  分类: 默认分类 |  标签: |举报 |字号 订阅

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本文转载自西嶽华山一苍松《有一种中国式折腾叫“撤县设区”》

做事俐落的人靠SOP,做事拖拉的人靠經驗

有些工作三天兩頭就會做一次,有些工作可能只有每年特定時期才會做,如果能準備好「SOP」與「檢核表」之類的資料,並妥善運用,工作速度就能更快、做得更正確,出的錯也更少。

「SOP」主要寫明工作的順序。有了它,做事就能毫不遲疑、進展順利。「檢核表」則是在工作完成前,用來檢查工作內容,確認有沒有錯誤或遺漏。

你也可以將SOP與檢查表結合在一起,也就是按工作順序設計的檢核表。

剛開始製作SOP或檢核表的時候真的非常麻煩,很容易讓人覺得:「反正每年也就做一次,今年做得好,明年一定也做得好。」不過完全不是這麼一回事。只要做好這兩份資料,就可以用上大半輩子(當然,維護修改還是需要的),所以請務必製作完成。尤其是一年只做一次的事情,要完全靠記憶回想起執行順序,可說是難如登天;不過只要有SOP與檢核表,自然就不需要靠「回想」了。這麼一來,既能馬上動手,又不需要煩惱順序前後,做起事來自然快又順。

接下來為大家具體說明一下做法,先從SOP開始。

首先,在進行某項工作前,請打開Excel檔案(當然也可以用手寫);接著一邊處理,一邊將順序詳細記錄下來。

至於寫法,只要看得懂就行了。內容不用太過詳盡,不過要能讓別人看得懂、讓後來看到的人能跟著照做就行了。

接著是檢核表。同樣先打開Excel檔案,每個步驟做完的時候就列出檢查項目。這些列舉項目必須是「工作正確結束的條件」,例如「○○與△△的數字一致」。而每一項都要加上可以打勾的方塊「□」。

SOP與檢核表不僅在自己的工作中可以派上用場,交接時也非常有用。

「交接」的結果常常會受到交接者的理解程度影響,使得工作很難一次就交接完成,所以才要先做SOP書與檢核表,需要時就能派得上用場。

有一位稅務士前輩Y先生,他非常懂得運用SOP與檢核表。Y先生將大量工作委外發包,而接案者只要利用Y先生製作的SOP與檢核表,就能順利進行工作,拿出好成果。

如果不用SOP與檢核表,每次都靠直覺與記憶做事,那麼就要常常花時間回想相關細節,卻很可能搞錯或遺漏,事情自然做不好,結果又要花更多時間。這就成了典型的「做事拖拉的人」。

製作SOP和檢核表是一件有點麻煩的事,但請務必把它們做好,並實際運用,成為「做事俐落的人」。

◆做事俐落的人,重視「重要但不緊急的工作」!

做事俐落的人會做不急的事,做事拖拉的人總是以緊急的事優先

你手邊有許多他人交辦的工作、還沒進行的工作,以及自己想做的工作。讓我們想想:這些事情該怎麼排出輕重緩急的順序呢?

我想各位都聽過一個方法,按照工作的重要性與急迫性分成四個象限,把工作分為以下四類:

一、重要而緊急的工作   二、重要但不緊急的工作

三、不重要但緊急的工作  四、不重要也不緊急的工作

區分「緊不緊急」並沒有想像中困難。因為每個人都知道,緊急與否取決於是否有期限,或者對後續工作的影響程度。

重點在於如何區分「重不重要」。

每個人區分的方式都不同,而我重視的是對未來的影響。也就是說,我認為對未來有正面影響的工作就是「重要的工作」,做了對未來也沒什麼影響的工作,或者只會影響現在的工作,就是「不重要的工作」。

假設你已經把手邊的工作分成前面所說的四個類別,應該從哪一類開始做?

優先度最高的是「重要且緊急的工作」,我想大家應該沒有異議吧。既然這件事情又重要又急迫,那麼不做不行。但其實這種工作很少出現。

第二優先的是什麼?從這裡就能分辨出「做事俐落的人」與「做事拖拉的人」。

「重要但不緊急迫的工作」,排在「不重要但緊急迫的工作」之前。自從我開始注意這點之後,工作不但更順手,處理速度也加快了不少。

「不重要但緊急的工作」其實不少,我想大部份都是上司、客戶,或者其他地位高於你的人所交辦的工作。

這種工作總是接二連三,就像打球一樣,去了又來,來了又去。如果你只知道做這些事情,而且樂在其中,就不可能去處理「重要但不緊急的工作」,對未來也毫無助益。既然對未來毫無助益,無論做多少,都不可能學會新技能。

請務必保留時間給「重要但不緊急的工作」。方法就是「預留時段」。例如,事先決定下午一點到三點是「重要但不緊急的工作」的專屬時段。如果不這麼做,時間就會被其他不重要的工作搶走。如果懂得保留時間給「重要但不緊急的工作」,未來才能有光明可言。

人生只有一次。用自己的腦袋思考、以自己的方法做自己選擇的事情,這樣的人生不是更有意義嗎?

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