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來自清貧的純樸鄉村.漂泊他鄉為異客.事業,親情,心靈的世界誰作主!

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挪出時間給最重要的工作 ( Create time for your most important work )  

2016-12-30 20:58:30|  分类: 默认分类 |  标签: |举报 |字号 订阅

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想要一天有更多的時間?每個人都想要這樣,然而不可能做到。但如果你可以挪出20%的工作時間,專注在真正重要的事情上,情況會如何?

我以生產力專家的身分,與倫敦商學院教授朱利安.柏金紹共同研究,發展出一項計畫,協助高階主管做到那一點。

過去三年,我們研究知識工作者如何運用時間,而研究結果令人沮喪。我們發現,知識工作者平均浪費41%的時間處理瑣事,這些工作帶來的個人成就感很低,而且完全可以委由他人辦理。這些事情包括日常行政工作、官僚行政作業,以及參加沒有意義的會議。

要突破這個循環可能很困難,原因有幾項。大部分人對於卸下一些工作感到不安。我們不希望讓同事或公司失望。我們擔心支援的同事做得沒有我們好。而且老實說,我們喜歡感覺很忙、表現得很忙,即使忙著做的是枯燥乏味的事情。但是要在工作上真正產生成效、表現成功,就必須專注於最重要的工作,重新思考你要做的事情,並排定優先順序,不符合重要標準的工作,就要捨棄、分派給他人或外包。

我喜歡稱這是「擺脫不重要的小事」。

我們讓不同企業的15位高階主管嘗試採用這種做法,結果令人驚訝。他們每週文書工作的時數平均減少六小時,每週會議時間平均減少兩小時。以一家北歐的保險公司來說,主管善用多出來的時間,結果三個星期後,所屬單位的銷售額增加5%。這是一個包含五項步驟的流程:辨識、決定、卸下、分配和致力執行。

首先,找出低附加價值的工作。

檢視你的日常工作,決定每一項工作對你個人或公司的重要程度。你真的需要花這麼多時間美化那份簡報嗎?何不改為進行演練或是角色扮演,以便規畫該如何進行預算會議?

其次,決定是否要捨棄、分派出去、外包或重新設計。

一位高階主管告訴我們,他自問,「我一開始就該做這件事嗎?我的部屬或第三方可以處理嗎?」

第三,卸下工作。

我聽很多受訪者說,把工作分派出去是這個流程中最困難的部分,但終的回報卻很值得。他們將手中工作的2%到20%分派給同事或員工,而且無損生產力或品質。

第四,分配挪出來的時間。

最終的目標,是要將多出來的時間用於更攸關業務的工作。寫下二到三件你該做、但未做的事,然後盡可能專注於這些事情。

最後,致力執行你的計畫。

很重要的是,你必須讓上司、同事或導師知道你的計畫。如果不這麼做,你很容易就會回復到以前的壞習慣。如果你是知識工作者,個人生產力會對你的公司和個人職涯成長,扮演重大角色。這個流程應該能協助你工作更有成效、更有效率。
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