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協助團隊面對壓力、焦慮及身心俱疲 ( Help Your Team Manage Stress, Anxiety, and Burnout )  

2016-12-31 10:48:00|  分类: 默认分类 |  标签: |举报 |字号 订阅

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協助團隊面對壓力、焦慮及身心俱疲   ( Help Your Team Manage Stress, Anxiety, and Burnout ) - 華安 - ceo.lin的博客
光是要應付自己的壓力,就已經夠難的了。如果你是位主管,又該如何協助手下團隊面對他們的壓力、焦慮和倦怠呢?

現代社會,工作要求愈來愈高、性質也愈來愈複雜,加上許多工作24小時全年無休,焦慮和倦怠已經變成一種通病。在高壓的工作環境,想維持投入和生產力並非易事。

雖然近期仍看不到工作步調趨緩或是強度降低的可能,但已有愈來愈多研究指出,有些作法能有效強化員工的韌性。

作法之一,就是加強員工的個人成長及發展。以我在Google負責高階主管發展計畫時為例,我們的重點就是要協助經理打造「全球最快樂、最健康、最有生產力的員工」。從這種觀點,投資員工的個人成長及發展等於是邁出第一步,能夠讓他們釋放創意、發揮潛能、展現永續的生產力。

好消息在於,講到個人發展,主管和員工都有一些既實際又簡單的方法可依循,而且並不需要太多時間、預算或資源。根據我超過20年來協助主管加強員工韌性及效率的經驗,以下方式值得考慮。

塑造並鼓勵促進幸福的方式。員工的壓力愈來愈大,根據雷格斯集團(Regus Group)調查100國超過22,000名商務人士的研究發現,全球有超過半數勞工(53%)認為自己比五年前更為倦怠。然而,雖然壓力可能會傳染,愉快也會:只要有一個員工感到愉快,這種感受就會傳給整個團隊。最近的一項蓋洛普研究報告以36個月的時間調查了105個工作團隊,發現如果有某個團隊成員感受到愉快,在6個月之後其他隊員也覺得愉快的機率高了20%。重點是:要找出能讓自己和團隊感受愉快的事情,並且把這當作優先事項。這些事可能像是提供個人發展的工具(像是靜觀〔mindfulness,或譯專注當下、覺察力、正念〕及韌性訓練);明確鼓勵員工可以花些時間運動、做些讓自己重新充電的活動(像是散步開會〔walking meeting〕);又或是在可行的時候,在行事曆上納入緩衝時間,好讓員工工作更有彈性、步調更在掌握之中。

提供下班後斷開工作的時間。根據經濟合作暨發展組織(Organisation for Economic Cooperation and Development)指出,全球勞工平均每週的工時是34到48小時,而許多人就算下班後,還是會繼續工作或進行相關事務。《麥肯錫季刊》(McKinsey Quarterly)指出,這種「永不停息、多工的工作環境會扼殺生產力、拖垮創造力、讓人不快樂。」而且,不分公司規模大小,我在員工意向調查看到最重要的一項發現,就是員工要「斷開工作」這件事實在很難。
雖然想要維持高績效常常需要持續專注,但「永遠不放鬆」反而是種危險、會影響生產力的心態,原因就在於忘了人也需要恢復的時間。就算是最佳隊伍的最佳運動員,也需要休息和復原的時間。所以,除了要留心團隊成員(和你自己)什麼時候應該在辦公室(或用數位方式)投入工作,也別忘了該特別注意要有時間斷開工作。舉例來說,過了晚上8點、或是在週末,就不該再收發電子郵件。

訓練大腦應付混亂。神經科學研究指出,練習「靜觀」可以系統性訓練大腦、養成實用的心理習慣,讓你提升工作(及生活)上的韌性及生產力。像是在「智慧實驗室」(Wisdom Labs),我們注意到那些曾受過靜觀訓練的領導人和團隊能夠合作更為無間、應付壓力更為自如、也更能維持高績效。而就算你自己不是正念的專家,還是能協助自己和團隊發展這種人類的內在潛力,現在已經有科技可以幫上忙了:自己先試用幾個關於正念的應用程式或裝置,再與他人分享。幾個不錯的應用程式包括有Calm、Headspace,以及Muse。

強調用「單工作業」強化專注力。多工作業(multitasking)只是個迷思。人類並不是個有效率的平行處理器(和電腦並不一樣)。身兼神經科學家、教育研究家及作家的喬安.迪克(JoAnn Deak)博士就指出,多工作業一般來說會「使得完成某項任務的時間加倍,而且通常至少會讓錯誤數量多出一倍。」人類最多只能做到「序列的單工作業」。主管想激勵團隊成員採用單工作業,作法就是協助他們找出清楚、每次一項的重要目標,並且訂出不會彼此重複的階段任務,加上要清楚分辨、別誤以為「急迫」就是「重要」。

為每天的「空檔」時間或每年的淡季找出目標。好好想想,該如何協助團隊成員在工作的空檔或淡季放空暫停、重新充電。如果工作上根本沒有空檔,請發揮當個主管的魄力,創造出一些空檔。根據前任微軟大學校長琳達.史東(Linda Stone)的說法,人類有種想在工作上永遠當個「活點」(live node)的傾向,也就是一種「不論什麼地點、時間、場所,永遠運作中」,但結果也就是處於一種「持續只有部分專注力」的狀態,無法發揮最佳實力、達到最佳情況。記得要讓人有時間重新充電、重新專注。
身為管理顧問的東尼.史瓦茲(Tony Schwartz)指出,主管必須知道,工作不是馬拉松,而是一連串的短跑衝刺,之間必須要有恢復、復原的時間(舉例來說,每90分鐘專注工作後,安排10分鐘的休息)。重點不該是員工工作時間有多長、而是他們工作的成效。所以別再在意他們在辦公桌前坐了多久,而要想想「我該怎樣協助這個人設計他的行程,讓他工作的時候真的能認真工作?」

發揮同理心與同情心。對主管來說,做人仁慈不需任何成本,而且好處多多。同理心、同情心能大幅刺激手下員工的績效、投入程度及獲利能力。新南威爾斯大學有一項重要的研究,經過調查77間機構企業的5,600位成員,發現「機構組織內最能影響獲利能力和生產力的單一因素……就是領導者能否付出更多時間心力來認同手下、給予肯定、聽取意見(包括批評),及促進員工間的合作。」此外該研究也發現,領導者的同情能力(「了解人的動機、希望及困難,並且創造出正確的支援機制,讓人能夠發揮應有實力」)與獲利能力和生產力的關連最高。同理心和同情心不只是對人好,對業績也好。

付出這些努力後,主管可以預期有怎樣的收穫?安泰保險(Aetna Insurance)有超過12,000名員工參加了公司提供的靜觀課程,而他們的平均成果是每週有62分鐘生產力提升,等於為公司每年節省每位員工3,000美元的成本。更概括地說來,國的iOpener研究所(iOpener Institute)研究發現,在中型的企業裡,工作場所如果氣氛愉快,離職率會降低46%、病假成本降低19%、績效和生產力則增加12%。最快樂的員工,自己花在工作任務上的時間會多出46%,比同事的活力也高出65%。最後,在微觀層面上,人力顧問公司韜睿惠悅(Towers Watson)的研究發現,如果公司員工能感受到可永續的投入感(也就是情感上能投入,而且也覺得工作讓自己有所提升、活力充沛),比起投入感只有中或低度的公司,這種公司的營收平均足足是兩倍、淨利更逼近三倍。

你或許會自問:「我是個主管經理,員工的韌性如何真的是我的事嗎?我真的要幫他們練習正念嗎?」根據蓋洛普最近的一項研究,要員工把個人生活留在家裡、別帶到公司,雖然「可能聽來合理,但完全不切實際」。蓋洛普分析顯示,「我們自身的幸福會影響到工作的同事、以及工作的手下。」因此,所有主管經理真的得好好注意個人成長中心(Center for Personal Growth)創立人莫妮卡.布羅可(Monika Broecker)所說「提升心理及情緒的能力」。
主管應注意的重點在於,個人發展會成就個人、接著也就能成就團隊,隨著時間而帶來更高的績效及投入。讓員工工作表現良好、並鼓勵員工感覺良好,這不只是做得到的事,更是高績效團隊的必備基礎。
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