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來自清貧的純樸鄉村.漂泊他鄉為異客.事業,親情,心靈的世界誰作主!

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讓主管點頭的共事訣竅  

2017-04-20 14:22:23|  分类: 默认分类 |  标签: |举报 |字号 订阅

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管理顧問最常合作的對象包括:合夥人(主管)、客戶與專案成員(同事或部屬);本文先從如何與主管合作的訣竅開始談起。

在你的工作中,是否需要經常與人合作?我相信答案是肯定的,畢竟身在企業,就會有多方的利害關係人(stakeholder),包括主管、客戶與同事等。管理顧問也是一樣,常常要和多方合作。

管理顧問在接到企業客戶的委託後,就會著手建置專案的團隊架構(team structure)。在BCG,專案團隊通常是三層架構:
最上層是指導委員會(Steering Committee),主要由公司高層與顧問公司合夥人(Partner)組成,負責掌握專案的方向、投入資源與品質把關。中間為專案管理層,由專案經理(Project Manager)定義組員任務、分配工作與負責每日專案管理。最底層是專案團隊組員,負責執行專案相關任務。

符合主管的期待,避免讓主管失望

我在顧問生涯裡,已參與近百個專案,接下來我將歸納出專案經理該如何與主管、客戶與團隊成員合作的訣竅。(注:本文所指的主管,在BCG指的是最上層的指導委員會;在讀者的工作中,就是專案經理的直屬上司。)

首先談到身為專案經理,做到哪些事,是符合主管的期待。

期待1:根據共同討論出的初步假說,有效推動並掌握專案進行

在BCG,我們會在專案啟動前,先建立初步假說,確保專案資源能夠集中在驗證並修正假說上。因此,專案經理最主要的工作,就是整合多方意見建立假說,再根據假說來制定工作計畫,並確保團隊對假說與工作計畫理解一致。

定期與各相關成員溝通絕對有其必要。在BCG內部,每個專案每周至少會有一次專案會議(CTM,Case Team Meeting),目的是討論各模組的最新進度。在CTM中,我通常會期待3個主要議程:1.進度報告;2.討論點(專案經理提出,有需要我提供意見的部分,針對該點來討論);3.下一步。

期待2:維持愉快的工作氣氛

專案進行時,流程中所有的動作都必須在有限的時間內完成,才能在截止日之前交出成果、達成目標。這段期間彷彿「活在刀口上」,壓力相當大。因此,如何讓大家在高壓中仍然苦中作樂、自得其樂,就顯得相當重要。

期待3:以專業合宜的方式和客戶合作

切記,你所做的一切,都是為了創造價值,包括提出洞察(insight,提供客戶不知道、但具有關鍵影響的發現與建議),以及交出讓客戶心服口服的成果。一舉一動都要符合公司的專業形象,才能不負主管將客戶交給你的請託。

接下來,我想談一下,專案經理如果沒能做到哪些事,會讓主管失望。

失望1:在客戶面前表現不夠專業

像是客戶問你問題,你卻當場傻住,一個字也答不出來。為了避免這種窘況,最好能準備一套「客戶常見問答集」(FAQ,Frequently Asked Questions),事前推演一問一答。如果當下沒有合適的答案,也要冷靜回應:「針對這個問題,我們目前沒有合適的答案,讓我們回去研究一下,盡快給您回覆。」

失望2:無法回應客戶期待

最常見的情況就是,你無法帶領組員提出客戶不知道的觀點。或者是,你回答了客戶不感興趣的問題,形同浪費時間與人力。還有一種可能就是,你雖然提出了洞察,但是沒有事先與各相關部門協調好,導致好點子無法推行。

勤於報告,讓主管「在狀況內」

再來這部分,我想分享我個人與主管合作的經驗。

1.了解主管的工作習慣

專案開始前,先了解主管的工作風格。如果主管屬於控制型,一定要讓他知道進度,甚至每封e-mail也要CC(副本抄送)給他,讓主管覺得一舉一動都在他的掌控中。千萬不能等到主管從別人口中聽到關於專案的某件事情,質問你「這件事情我怎麼不知道」時,你才驚覺自己竟然完全不了解主管的工作習慣。

2.定期與主管討論

專案初期即著手安排與主管固定開會的時間,包括和全體專案成員,以及與主管個別報告的時間。讓主管保持「在狀況內」,而不是過程與他無關,結果才讓他承擔。

3.專案出現警訊,及早告知

有些人會擔心,一旦向主管反映專案進度落後或潛藏的問題,表示自己的能力不好,因而選擇隱瞞,造成下情無法上達。然而,這些警訊如果沒有及時通報主管尋求協助,通常會讓專案成為一場災難。

豐田汽車(Toyota Motors)的生產線上,有一種名為Andon(日文漢字為「行燈」)的生產管理手法,目的是因應及時生產(JIT,just in time)出問題時,可以立即處理。每個工作站都會安裝綠、黃、紅三色燈,綠燈表示沒問題、黃燈表示某位員工進度稍微落後、紅燈表示進度落後的問題嚴重,不但可以讓員工和主管了解彼此的狀況,也能方便盡速找出問題的根源。

4.主動尋求意見回饋

主管的存在,是讓你安心將專案往前推進的後盾。因此,最好能適時向主管徵詢意見,避免獨自悶著頭做事情。

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